機構分工與方案追踪靈感白板

在街友中途之家這種環境中，3 名社工服務 30-40 名住民（案量比約 1:13），雖然屬於非常理想的專業比例，但「行政文書」往往是消磨專業熱情的最大元兇。

要有效掌控「評估、諮詢紀錄、追蹤」這三大環節，關鍵在於**「資料結構化」**與**「流程自動化」**。以下整理適合中小型機構（30-40人規模）的工具與管理建議：

在 Notion 中為街友中途之家建立個案管理系統，核心概念是**「以案主為中心，串聯所有紀錄」**。透過 Notion 的「關連資料庫（Relation）」功能，你可以達成「一次輸入，多處連動」。

以下為你規劃的 Notion 模板架構設計方案：

一、核心資料庫架構 (The 3 Pillar Databases)

建議建立三個主要的資料庫，並將它們互相串聯。

1. 【住民主檔案】 (Master Case Profile)

這是系統的核心，記錄每一位住民的靜態資訊。

標題： 姓名 / 編號
狀態 (Select)： 待入所、收容中、已結案、追蹤中。
負責社工 (Person)： 指派 3 位社工中的其中一人。
基本標籤 (Multi-select)： 性別、身障手冊、身分證字號、出生年月日。
健康標籤 (Multi-select)： 高血壓、糖尿病、精神病史、藥酒癮狀況。
入/出所日期 (Date)： 記錄收容期間。
緊急聯絡人 (Text)： 姓名與電話。
[關鍵欄位] 諮詢紀錄 (Relation)： 連結到資料庫 2，自動顯示該案主的所有訪談紀錄。

2. 【諮詢與處遇紀錄】 (Consultation & Daily Logs)

這是社工每天「KEY 資料」的地方。

標題： 日期 + 案主名（例如：2026/04/13 翁瑞育訪談）。
案主 (Relation)： 連結回資料庫 1。
諮詢類別 (Select)： 心理支持、就業輔導、醫療就醫、法律諮詢、糾紛調解。
地點 (Select)： 機構內、外訪、醫院。
訪談內容 (Template)： 內文直接內嵌 SOAP 模板（見下方說明）。
附件 (Files & Media)： 上傳藥單、公文截圖或傷勢照片。

3. 【結案追蹤計畫】 (Post-closure Tracking)

專門管理已離開機構的個案。

案主 (Relation)： 連結資料庫 1。
最後聯絡日期 (Date)： 紀錄上次通話或見面。
下次追蹤日期 (Date)： 設定後，可用 Notion 的「提醒功能（Remind）」跳出通知。
穩定度評估 (Select)： 穩定就業、偶有回流風險、失聯、已安置他處。

二、頁面檢視模式 (Views) 讓管理更高效

利用 Notion 的不同檢視模式，讓 3 位社工快速掌握現況：

看板模式 (Kanban View)： 以「狀態」分欄，一眼看出目前收容中的 30-40 人是誰，誰剛結案。
畫廊模式 (Gallery View)： 顯示案主照片、姓名與緊急健康提醒，方便社工巡房或換班時快速辨識。
日曆模式 (Calendar View)： 顯示「追蹤日期」，提醒社工今天該打電話關懷哪位結案案主。
我的個案 (Filtered View)： 讓每位社工只看到自己負責的那 10-15 位案主，減少視覺干擾。

三、內部模板設計 (Templates)

在資料庫中設定「新增模板」，讓社工點開頁面時，格式已經在那裡，只需填空：

訪談紀錄模板 (SOAP 範本)

【本次訪談目標】：
S (案主主觀描述)：
O (社工客觀觀察)：
A (專業評估)：
P (後續處置計畫)：
【待辦提醒】：
[ ] 需申請車資補貼
[ ] 下週一複診回訪

四、行政協作專區 (Staff Hub)

除了個案管理，另外在首頁設置一個**「社工交接區」**：

今日重點提醒： 放置一個簡單的清單，例如「住民 A 今日情緒不穩」、「4 樓飲水機待修」。
常用公文模板： 放置轉介單、安置申請書的 Word 檔，方便隨時下載。
夜間值勤聯絡網： 整合警察局、衛生局、台北市「夜機」社工的聯絡電話。

導入建議

平板化： 建議配發一台平板，讓社工在訪視住民時，直接在座位旁邊輸入，而非事後回辦公室憑回憶輸入。
語音輸入： 鼓勵社工使用手機 Notion App 的語音轉文字功能錄入 S 與 O 部分，省下打字時間。
分階段進行： 第一週先建立「主檔案」，第二週再要求開始 KEY 「諮詢表」，讓團隊有適應期。

如果您對 Notion 的操作還不太熟悉，我可以更進一步告訴您「如何設定自動化提醒（例如：個案 30 天未更新紀錄就標紅字）」，或是提供「Google 表單連動 Notion」的技術方案。

除了個案管理，另外在首頁設置一個**「社工交接區」**：

要讓 Google 表單真正成為社工的助力而非負擔，核心原則只有一個：「能用選的就不要用打字，能自動帶入的就不要手動填寫。」

當一個社工要面對 13 個個案時，行政工作的「零碎感」最容易造成職業倦怠。以下是針對街友中途之家情境，設計「最省力表單」的五大進階技巧：

1. 運用「分頁與跳題邏輯」 (Logic Branching)

不要把初評、諮詢、結案追蹤全部塞在一個長長的頁面裡。利用 Google 表單的「根據答案前往相關區段」功能。

設計方式： 第一題設為「紀錄類別」（選項：新案入所、例行諮詢、緊急事件、結案追蹤）。
效果： 社工選「例行諮詢」後，系統會自動跳過繁瑣的個案基本資料頁，直接進入 SOAP 紀錄區，節省滾動螢幕的時間。

2. 「預填連結」 (Pre-filled URL) 的神技

這是最省力的終極方案。你可以為 40 位住民每人生成一個「專屬連結」，連結裡已經預填好了該住民的**「姓名」與「個案編號」**。

操作步驟：
1. 在表單編輯頁點擊右上角三個點 -> 「取得預填連結」。
2. 輸入該案主的姓名後點擊「取得連結」。
3. 將這些連結存成一個 Excel 表格或 Notion 頁面（例如：點擊「翁瑞育」的按鈕，就直接打開帶有他名字的諮詢表）。
省力點： 社工打開表單時，案主姓名已經填好了，不用怕選錯人或打錯字。

3. 多用「核取方塊」與「線性尺度」

不要只給一個空白的「處遇內容」欄位。將常見的街友議題「結構化」。

改進前： 請填寫今日諮詢重點（空白處）。
改進後（核取方塊）： 本次議題包含：
- [ ] 就業/找工作
- [ ] 醫療/身障申請
- [ ] 法律/債務處理
- [ ] 家屬聯繫
- [ ] 情緒抒發
效果： 社工勾選完畢後，只需在下方補充 10-20 字的特殊細節，這能大幅減少思考文字邏輯的時間。

4. 搭配手機/平板的「語音轉文字」

這是硬體端的配合。鼓勵社工在訪談完後，立刻利用手機鍵盤自帶的「麥克風」圖示進行口述紀錄。

技巧： Google 表單的長短文字欄位都支援語音輸入。
專業建議： 由於街友諮詢常有環境噪音，建議搭配具備降噪功能的藍牙耳機，社工可以在回辦公室的路上，就把剛才的訪談重點「講」進表單裡。

5. 自動化後續：自動生成 PDF 報告

社工最討厭的事情之一，就是 KEY 完資料後，還要為了呈報主管機關，再把資料剪貼到 Word 報表裡。

工具： Google Sheets 外掛程式 「Autocrat」。
功能： 當社工提交 Google 表單後，Autocrat 會自動將內容填入你預設好的 Word/PDF 模板，並自動寄給社工一份備存。
省力點： 表單填完，紀錄就已經「美美地」排版好了，隨時可以列印出來簽核。

總結建議：您的「黃金組合」

步驟	動作	工具
輸入端	只勾選 + 關鍵字語音輸入	手機 / Google 表單
邏輯端	自動跳題，只顯示必要的欄位	跳題邏輯
輸出端	自動產出排版整齊的個案紀錄	Autocrat 外掛

如何利用 Excel 函數快速生成這 40 個專屬連結

當你有 40 個住民時，手動複製 40 次連結會瘋掉。透過 Excel 的 HYPERLINK 函數與 &（連接符號），我們可以在 10 秒內生成這 40 個專屬按鈕。

請照著以下步驟操作：

第一步：獲取 Google 表單的「Entry ID」

首先，我們需要知道 Google 表單是用哪個「編號」來代表「姓名」欄位的。

在 Google 表單編輯頁面，點擊右上角三個點，選擇 「取得預填連結」。
在姓名欄位隨便填一個字（例如「XXX」），然後點擊底部的 「取得連結」。
點擊 「複製連結」，並將它貼在記事本上，你會看到像這樣的網址：
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSf.../viewform?entry.123456789=XXX

關鍵就在這裡： entry.123456789 就是你姓名欄位的「身分證字號」。請記下這串數字。

第二步：在 Excel 準備好你的名單

建立一個簡單的表格：

A 欄： 姓名（例：翁瑞育、王小明...）
B 欄： 案主編號（如果有需要的話）

第三步：撰寫 Excel 萬用公式

在 C 欄（連結欄位），貼入以下公式：

Excel
=HYPERLINK("你的表單網址?entry.123456789=" & A2, "填寫 " & A2 & " 的紀錄")

公式解析：

"你的表單網址?entry.123456789="：這是固定的前綴（記得包含問號）。
& A2：這是動態的部分，Excel 會自動把 A2 儲存格的姓名抓過來，塞進網址裡。
"填寫 " & A2 & " 的紀錄"：這是顯示在儲存格上的藍色文字，讓社工看起來很舒服。

第四步：一鍵下拉，搞定 40 人

寫好第一個公式後，滑鼠移到 C2 儲存格的右下角，出現黑十字時 雙擊左鍵。
Excel 會自動幫你把剩下的 39 人全部生成專屬連結。

💡 進階小撇步：如果有多個欄位要預填？

如果你希望連「負責社工名」或「個案編號」都預填好，公式會長這樣：

=HYPERLINK("網址?entry.姓名ID=" & A2 & "&entry.編號ID=" & B2, "開啟")

（注意：多個參數之間要用 & 符號連接，但在網址字串內是用 & 連接 entry，請參考下方公式範例）

實際公式範例：
=HYPERLINK("https://docs.google.com/forms/d/e/xxx/viewform?entry.123=" & A2 & "&entry.456=" & B2, "點我填寫")

這樣做的好處：

社工只需要打開這張 Excel（或將整排連結貼回 Notion），看到誰就點誰。表單一打開，名字已經填好了，不僅省力，還能完全避免因為「打錯字」導致後台資料庫篩選不到人的慘劇。

這套方法在旅遊業處理大量旅客資料時也很常用，拿來做社工管理也非常精準。

「Google 表單連動 Notion」的技術方案

要將 Google 表單（Google Forms）的資料自動同步到 Notion 資料庫中，目前主流有三種方案。考量到您有管理 NAS 的技術背景，我會從「簡單直覺」到「完全免費且高度客製」依序介紹：

方案一：使用自動化中繼平台（Make 或 Zapier）

這是最推薦給機構使用的方案，因為它不需要寫程式，維護容易，且穩定性高。

工具： Make.com（原 Integromat，免費額度較 Zapier 高）或 Zapier。
運作邏輯：
1. 當 Google 表單有新回覆（Trigger）。
2. Make/Zapier 自動抓取欄位。
3. 在 Notion 指定的資料庫中建立一筆新資料（Action）。
優點： 設定只需 5 分鐘，支援「欄位對齊」，能處理圖片或附件轉存。
缺點： 每月有免費任務數限制（Make 每月 1000 次操作，對 40 人的機構來說綽綽有餘）。

方案二：Google Apps Script 自行開發（完全免費）

如果您不希望資料經過第三方平台（如 Make），可以直接在 Google 表單後台寫一段簡單的腳本，透過 Notion API 直接通訊。

實作步驟：
1. 建立 Notion 機器人： 到 Notion Developers 建立一個「Internal Integration」，取得 API Key。
2. 串聯資料庫： 在 Notion 資料庫頁面點擊右上方 ... -> Add connections -> 選取剛建立的機器人。
3. 撰寫腳本： 在 Google 表單點擊「指令碼編輯器」，撰寫 onFormSubmit 函式。

腳本邏輯範例：

JavaScript
function onFormSubmit(e) {
  const notionApiKey = "你的API_KEY";
  const databaseId = "你的資料庫ID";
  // 抓取表單欄位內容
  const responses = e.values; 
  const name = responses[1]; // 假設第二欄是姓名

  // 發送 API 請求給 Notion
  UrlFetchApp.fetch("https://api.notion.com/v1/pages", {
    method: "post",
    headers: {
      "Authorization": "Bearer " + notionApiKey,
      "Notion-Version": "2022-06-28",
      "Content-Type": "application/json"
    },
    payload: JSON.stringify({
      parent: { database_id: databaseId },
      properties: {
        "姓名": { title: [{ text: { content: name } }] }
        // 其他欄位依此類推...
      }
    })
  });
}

優點： 完全免費，資料直接從 Google 傳到 Notion。
缺點： 需要維護程式碼，欄位名稱異動時需同步修改腳本。

方案三：使用 Tally.so 代替 Google 表單（最強原生支援）

如果機構尚未對 Google 表單產生依賴，強烈建議改用 Tally.so。

特性： Tally 是一個介面長得跟 Notion 一模一樣的表單工具。
串接方式： 在 Tally 後台點擊 Connect -> Notion，勾選你要對應的資料庫，就結束了。
優點： * 無縫接軌： 表單欄位與 Notion 屬性（下拉選單、日期、數值）能完美對應。
- 排版美觀： 支援在表單內嵌入 Notion 頁面的設計感。
- 免費版功能強大： 幾乎無限制的表單數與回覆數。

技術方案建議

若追求「穩定與省事」： 選擇 方案一 (Make.com)。這對 3 位社工的團隊來說最友善，即便您未來不在現場，其他社工也能輕易理解運作邏輯。
若追求「資安與零成本」： 選擇 方案二 (Apps Script)。您可以利用管理 NAS 的經驗，將這個 API 串接邏輯建立起來，並將 API Key 妥善管理。
若希望「重新定義流程」： 選擇 方案三 (Tally.so)。這能讓住民在填寫時感受更好，且後台管理最為強大。

您可以先從 Make.com 嘗試看看（它有視覺化的拖拉介面），如果您決定嘗試 Apps Script 方案，我可以提供更完整的「欄位對照表」程式碼範例給您。您想先試哪一種？

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